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Parce que la gestion d’une association n’est guère différente d’une autre structure, il est nécessaire de connaître les bonnes pratiques pour éviter tout problème, tant au niveau de la gestion que de la comptabilité. Pour être totalement transparent avec les organismes de contrôle, mieux vaut jouer franc jeu et suivre les bonnes pratiques évoquées ci-dessous !
Être en adéquation avec la loi
Pour éviter toute erreur au niveau de la comptabilité et avoir une tenue transparente, mieux vaut privilégier en priorité les moyens de paiement traçables (chèques, virements bancaires ou cartes bancaires). En effet, cette traçabilité couplée aux dépôts des avoirs dans un établissement bancaire vous permettent d’avoir une comptabilité claire et transparente si jamais un contrôle venait à avoir lieu.
De la même manière, limiter les moyens de paiement pour l’association est vivement recommandé. Un compte bancaire, un chéquier et une carte suffisent largement pour les petites structures. Selon les besoins, on peut créer deux comptes bancaires, mais ne les multipliez pas et demandez, pour les paiements importants, une double signature en accord avec une procédure écrite et détaillée des engagements de paiement. De façon à conserver la confidentialité des informations bancaires, ne confiez les codes et informations qu’au trésorier, au service comptabilité ou à l’organisme chargé de la gestion de comptabilité de l’association.
Si vous devez transférer des fonds à l’étranger, laissez votre établissement bancaire s’en charger. En effet, ils sont habilités à le faire (en accord avec l’article L. 521-2 du Code monétaire et financier). En revanche, n’oubliez pas de les déclarer si la somme dépasse 10 000€.
Tenir la comptabilité de l’association : une démarche transparente
Qu’elle soit gérée en interne ou par un organisme d’accompagnement à la vie associative, la tenue de comptabilité est indispensable pour le bien de l’association. En effet, avec une tenue organisée, les adhérents peuvent avoir un regard sur l’état des comptes, comprendre les transferts et leur correspondance. De plus cette transparence, au-delà des adhérents, peut aussi intéresser les donateurs.
Elle permet d’assurer un suivi clair de la gestion financière et de contrôler les dépenses de l’association, et dans le cas d’un litige, de prouver votre bonne foi tout en vous protégeant vous et votre structure. Pour éviter les cas de détournement de fonds, les administrations peuvent demander à ce que vous présentiez des comptes clairs et probants afin de contrôler toute la comptabilité et les transferts issus ou reçus de votre structure. Selon les montants, l’association peut être imposable : avec la tenue de comptabilité, vous pouvez également gagner du temps pour la déclaration et le paiement des impôts.
Le rôle du trésorier dans une association
Dans la plupart des cas, on retrouve dans toute association 4 membres pour l’organisation : le président, le vice-président, le trésorier et le secrétaire. Cette organisation de l’association n’est pas obligatoire, sauf contre indication (en rapport avec son statut). En revanche, la présence d’un trésorier au sein d’une association est recommandée pour garantir la bonne gestion financière de l’organisation. Ses droits et ses devoirs doivent être définis avec précision afin qu’il sache précisément ses responsabilités et ses fonctions.
Bien que ses tâches diffèrent d’une structure à l’autre, le trésorier est généralement en charge de la gestion, du contrôle et du suivi/tenue de la comptabilité. Outre s’assurer que l’association dispose des fonds nécessaires à l’achat de biens matériels ou immatériels, il peut également établir le plan de trésorerie, préparer et exécuter le budget.
Selon les pouvoirs accordés, il peut également entamer des démarches pour la collecte de fonds, autant par la recherche de donateurs que la mise en place de campagnes de crowdfunding. En accord avec les obligations fiscales, il doit également être en charge de la collecte et de l’archivage des pièces justificatives lors des dons à l’association.