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Au sein de votre organisation, une documentation électronique bien organisée optimise la productivité et la conformité aux réglementations en vigueur. A contrario, une gestion inefficace peut engendrer des pertes de temps, des erreurs et des risques de sécurité. Découvrez ici 3 précieux conseils pour bien gérer la documentation électronique de votre entreprise.
Adoptez une structure de classement claire et intuitive
L’organisation des fichiers est la première étape d’une gestion efficace. Un classement rigoureux facilite l’accès aux documents et limite les doublons ou pertes d’informations. Pour commencer, définissez une arborescence logique. Classez vos fichiers par catégories précises comme les contrats, factures, rapports et courriers. Privilégiez une hiérarchie simple et cohérente avec l’activité de votre entreprise.
Vous savez sans doute que l’archivage des factures numériques doit répondre à des critères stricts en matière de traçabilité et de conservation. Assurez-vous donc de respecter la loi sur la facturation électronique dans le maniement des documents. Nommez-les avec des formats clairs. Ceux-ci doivent contenir des indicateurs comme la date, le type de document et l’auteur.
Sécurisez et sauvegardez régulièrement vos données
Les cyberattaques et les erreurs humaines peuvent compromettre l’intégrité de vos documents numériques. La protection et la sauvegarde vos fichiers deviennent alors une nécessité absolue. Mettez en place des accès sécurisés. Limitez les droits en fonction des utilisateurs et adoptez l’authentification à deux facteurs pour les documents sensibles. Utilisez un comparateur GED pour identifier la meilleure solution de gestion électronique des documents en fonction de vos besoins et contraintes. Protégez vos fichiers contre les intrusions avec des solutions adaptées.
Automatisez la gestion et l’accès aux documents
Utilisez un logiciel de GEIDE pour indexer, classer et retrouver rapidement les fichiers nécessaires. Cette solution informatique optimise le partage et la collaboration au sein de vos équipes. Ensuite, définissez des processus automatisés pour valider, signer ou transmettre des documents sans intervention humaine superflue. Enfin, intégrez la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour faciliter la recherche d’information.