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Assurer la permanence téléphonique d’un cabinet médical et paramédical, avec des appels urgents potentiels risque de rapidement mener au débordement ou à la surcharge de travail.
De plus, il faut pouvoir gérer les absences, les congés, et être disponible pour ces correspondants du lundi au samedi est quasiment impossible.
Prendre une collaboratrice pour assurer l’accueil téléphonique est une solution qui risque de demander beaucoup de gestion administrative, et un coût important, sans couvrir la plage horaire nécessaire à un praticien.
Allonger la plage horaire d’accueil téléphonique du cabinet
En faisant appel à une société d’externalisation de la permanence téléphonique médicale, votre cabinet sera disponible à tous moment de la journée pour la réception des appels entrants. Pour les professions médicales, être joignable du lundi au vendredi à toute heure est un élément de confiance pour le patient, rassuré de la disponibilité de son professionnel de santé.
Le temps d’attente sera également réduit, améliorant par la même la relation patient et « l’image de marque » de votre cabinet qui répondra aux appels dès la première sonnerie.
Proposer un accueil téléphonique de qualité à tout moment
Votre télé-secrétaire formée à l’accueil téléphonique médical personnalisé et à la prise de rendez-vous assurera une permanence téléphonique de qualité. Votre patientèle appréciera de pouvoir prendre rendez-vous au téléphone avec secrétaire disponible et dévouée à assurer un service de qualité, qui ne sera pas dans l’urgence de répondre aux appels entre deux rendez-vous.
Pour un service de qualité, il faudra bien sûr choisir un centre d’appel en France, qui offre un service personnalisé et une grande réactivité.
Assurer la permanence téléphonique des cabinets médicaux demande une formation spécifique, des calls center comme Ip Contact proposent des secrétaires médicales expérimentées et formées à la gestion d’agenda et au domaine médical
Ne plus perdre de temps au téléphone et filtrer les appels importants
Les services de télésecrétariat permettent également de filtrer les appels afin de gagner du temps. En effet, un grand nombre d’appels reçu par les médecins concernent de simple demandes de rendez-vous, ou questions pratiques sur les horaires ou l’accès du cabinet. Avec une solution de secrétariat externalisé, en fonction de la demande et de l’urgence, seuls les appels nécessitant une réponse du médecin généraliste seront retransmis. Votre secrétaire à distance prendra les rendez-vous, répondra aux questions administratives et vous transférera les messages éventuels.
Permettre la prise de rendez-vous en ligne
Votre permanence téléphonique est assurée, et les prises de rendez-vous sur Internet peuvent être une solution avec les agendas partagés proposé par Ip Contact pour les praticiens.
Les médecins généralistes peuvent ainsi proposer à la fois les rendez-vous par internet, ou la prise de rendez-vous téléphonique avec une synchronisation automatique de l’agenda en ligne. Vos patients avec une simple connexion Internet pourront donc gérer leurs rendez-vous.
Convaincu ? N’hésitez pas à prendre contact avec un prestataire de permanence médicale et travaillez en toute sérénité en attendant la retranscription de chaque appel, sur votre accès sécurisé intuitif, de votre secrétaire médicale en télétravail.